VTC Academy chọn chuyển đổi số để tăng trưởng toàn diện và bền vững

(Theo Dân Trí) Học viện Công nghệ thông tin và Thiết kế VTC (VTC Academy) chọn chuyển số với mong muốn tự động hóa các hoạt động truyền thông, tuyển sinh, quản lý học vụ, thời gian biểu kết nối chặt chẽ với học viên trước – trong và sau lộ trình đào tạo.

Áp dụng công nghệ trong quy trình kinh doanh là điều bắt buộc để giúp doanh nghiệp thay đổi và lên đà tăng trưởng.

Vốn là ngôi trường hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực Đồ họa 3D, Thiết kế, Digital Marketing, Trí tuệ nhân tạo và Công nghệ nói chung, hơn ai hết, VTC Academy hiểu rõ tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ và nền tảng đám mây để thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh.

Vận hành một cách thủ công và thiếu kết nối cản trở phát triển

Trước đó, VTC Academy sử dụng bảng tính Excel để quản lý tất cả dữ liệu. Việc trao quyền chỉnh sửa nội dung cho một nhóm người thường tạo ra việc trùng lặp hoặc vô tình xóa mất thông tin.

Ông Phạm Minh Đức, Giám đốc Marketing của VTC Academy giải thích: “Khi nhu cầu đăng ký lớp học tăng lên, quy trình thủ công dần trở thành gánh nặng. Chẳng hạn, trong một nhóm nhân sự phụ trách quản lý khách hàng tiềm năng, sẽ rất khó để theo dõi ai đã trả lời các câu hỏi được gửi tới, các thông tin đã trao đổi là gì để từ đó chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành học viên. Nếu không có một hệ thống tự động, việc bỏ lỡ, quên hoặc trùng lặp thông tin hoàn toàn có thể xảy ra.”

“Quyết định chiến lược của chúng tôi là nâng cấp hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) để quản trị học viên hiện tại cũng như các khách hàng tiềm năng trong tương lai. Chúng tôi muốn một công cụ có thể tùy chỉnh phù hợp với quy trình làm việc hiện tại thay vì phải thay đổi quy trình nội bộ mới, và Salesforce có tất cả những gì chúng tôi cần.” – ông Đức chia sẻ thêm.

Từ khách hàng tiềm năng đến học viên

Là đơn vị được chọn để thiết kế và triển khai giải pháp cho VTC Academy, OMN1 Solution hiện là Đối tác hàng đầu của Salesforce tại Việt Nam với nhiều dự án mảng giáo dục thành công.

“Ban đầu chúng tôi không cho rằng Salesforce phù hợp với yêu cầu của một hệ thống quản lý giáo dục toàn diện. Chính OMN1 Solution đã chứng minh rằng Salesforce hoàn toàn có khả năng cung cấp trải nghiệm nhất quán và liền mạch cho học viên, từ việc đăng ký, quản lý thời gian biểu đến quản trị tài khoản. Chức năng này rất quan trọng.” – đại diện VTC Academy – Ông Phạm Minh Đức chia sẻ.

Các công nghệ chính của Salesforce được ứng dụng trong giải pháp gồm:

Salesforce Pardot: Tự động hóa và cá nhân hóa tương tác với học viên.

Salesforce Sales Cloud: Hỗ trợ quy trình bán hàng, tìm kiếm khách hàng tiềm năng và tuyển sinh.

Salesforce Service Cloud: Vận hành việc quản lý học viên, giáo viên, thời khóa biểu, phản hồi, phí và quản lý tài khoản.

Kiểm soát, minh bạch và hiệu quả

Sau một thời gian triển khai, giải pháp quản lý giáo dục toàn diện đang góp phần nâng cao trải nghiệm khách hàng, đồng thời đơn giản hóa quy trình, tiết kiệm thời gian cho quản trị viên và học viên tại VTC Academy:

Thông tin của khách hàng tiềm năng được tự động phân bổ cho nhân viên kinh doanh để tránh trùng lặp, chồng chéo.

Dữ liệu về khách hàng được phân loại theo một quy trình tuyển sinh rõ ràng.

Các cuộc gọi được thực hiện và ghi âm trực tiếp từ hệ thống để theo dõi, phân tích và tối ưu.

Khi một khách hàng tiềm năng không được chăm sóc trong vòng 24h, hệ thống sẽ kích hoạt cảnh báo tự động tới nhân viên kinh doanh. Nếu thông tin vẫn không được khai thác, dữ liệu sẽ tự động chuyển tới một nhân viên khác.

Dữ liệu được tổng hợp và báo cáo ở tất cả các cơ sở, phòng ban, quy trình và chương trình học.

Ứng dụng trên thiết bị di động giúp học viên dễ dàng quản lý tài khoản và tìm kiếm thông tin.

Hệ thống mới không chỉ giúp nâng cao doanh số và trải nghiệm khách hàng mà còn giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng hơn về hoạt động vận hành.

“Giờ đây, chúng tôi có thể truy cập các báo cáo mới nhất về khách hàng tiềm năng, nhu cầu tuyển sinh và doanh thu, cũng như có góc nhìn toàn diện về tương tác của học viên. Dữ liệu được cập nhật theo ngày, tuần hoặc tháng và so sánh giữa các cơ sở để tạo đà cho nhiều chiến dịch hiệu quả hơn”, ông Phạm Minh Đức cho biết.

Nỗ lực lấy đà tăng trưởng

“Trong vài năm tới, chúng tôi có kế hoạch mở rộng thêm 10 cơ sở khắp Việt Nam. Chọn Salesforce cho dự án chuyển đổi số bởi chúng tôi muốn áp dụng mô hình thành công này ở các cơ sở mới.”

“VTC Academy luôn hợp tác chặt chẽ với OMN1 Solution trong suốt vài năm nay. Họ có khả năng tư vấn doanh nghiệp, hiểu biết sâu sắc về lĩnh vực giáo dục và năng lực hỗ trợ kỹ thuật. Tôi đánh giá cao Salesforce và OMN1 Solution trong việc hiện thực hóa tầm nhìn của các tổ chức giáo dục” – ông Đức chia sẻ thêm.

(Nguồn: Dân Trí)