Doanh nghiệp tăng cường thiết lập trạng thái bình thường mới với giải pháp 5K

(Theo CafeF) Đối mặt với những khó khăn bởi tác động của đại dịch Covid-19 và nhiều đợt giãn cách liên tiếp khiến nhiều doanh nghiệp buộc phải tăng cường thiết lập “vùng xanh” an toàn để tồn tại và phát triển ngay cả khi dịch bệnh có quay trở lại.

Trung tuần tháng 9 vừa qua, chiến dịch truyền thông “Doanh nghiệp 5K – Mạnh mẽ vượt qua đại dịch” đã tạo được một làn sóng trong cộng đồng khi đem đến những câu chuyện từ chính những doanh nghiệp đã thích ứng tốt và vận hành ổn định trong giai đoạn đại dịch kéo dài. Những câu chuyện được kể trong chiến dịch tuy đến từ mọi lĩnh vực, mọi miền đất nước, nhưng chung quy, đều gắn liền với thông điệp 5K cho doanh nghiệp: Không khoảng cách – Không gián đoạn – Không giảm hiệu suất – Không lãng phí – Không bỏ quên.

K đầu tiên trong thông điệp 5K là Không khoảng cách. Đây là nhóm biện pháp mà doanh nghiệp thực hiện trong giai đoạn giãn cách xã hội để rút ngắn khoảng cách giữa các bộ phận, thành viên trong công ty. Theo đó, anh Lê Minh Đức – Phó Tổng giám đốc Trung tâm dạy lái xe Sài Gòn cho biết: “Ngay từ những ngày đầu khi thành phố HCM thực hiện chỉ thị 16, công ty đã cho nhân viên làm việc tại nhà và quản lý chấm công qua GPS”. Trong khi đó, đại diện Học viện VTC Academy lại chia sẻ: “Các cuộc họp và báo cáo 100% trên nền tảng trực tuyến. Đặc biệt, các nhân viên cập nhật các tài liệu quan trọng và đầu mục công việc trên hệ thống 1Office”.

Số hóa mọi quy trình công việc trên không gian làm việc số.

Không gián đoạn là các biện pháp giúp đảm bảo mọi quy trình của doanh nghiệp được vận hành thông suốt ngay cả khi giãn cách và trong trạng thái bình thường. Theo kinh nghiệm thực tiễn triển khai tại Sakuko Vietnam, đại diện doanh nghiệp này chia sẻ: “Đối với việc lên kế hoạch và theo dõi cho các dự án cần triển khai, Sakuko đã sử dụng công nghệ số để quản lý quy trình từ cấp lãnh đạo xuống từng phòng ban, từ cấp trưởng phòng đến cấp nhân viên.”. Một giải pháp Không gián đoạn khác cũng được nhiều doanh nghiệp áp dụng thành công đó là triển khai chữ ký điện tử ngay trong quy trình, như tại 1Office hay tại Công ty CP HPT Toàn cầu,…

Không giảm hiệu suất trong mọi bối cảnh.

Nếu trong thời bình là tăng hiệu suất thì trong “thời chiến” là không giảm hiệu suất, tức là phải đo lường được năng suất làm việc về cả số lượng và chất lượng. Như ở Công ty Luật Legal House mọi quy trình trở nên chuyên nghiệp hơn khi triển khai giải pháp số: “Từ khi ứng dụng phần mềm 1Office, ban lãnh đạo giao việc xuống cho nhân viên rõ ràng hơn và từng người phụ trách luôn phải đảm bảo kết quả trong thời gian được hoạch định. Nhờ đó mà năng suất làm việc của nhân viên Legal House tăng 50% trong thời gian qua”. Trong khi đó, đại diện từ AhaMove chia sẻ: “AhaMove thực hiện các chính sách kiểm soát hiệu suất làm việc của nhân viên dựa trên các đầu việc. Mỗi bộ phận cá nhân đều thực hiện công việc của riêng mình, có KPI để đánh giá hàng tháng”.

Mọi nghiệp vụ doanh nghiệp tối ưu trên phần mềm 1Office.

Các chính sách Không lãng phí không chỉ giúp đảm bảo “nguồn sống” cho doanh nghiệp trong dịch mà còn tạo nền móng vững chắc cho sự phát triển sau dịch. Công ty CP KTG Electric cho biết: “Công ty cố gắng tiết giảm tối đa các chi phí trong việc lưu trữ hồ sơ bằng cách số hóa trên công nghệ, lưu trữ online trên phần mềm để khi tìm kiếm dễ dàng tra cứu”. Không chỉ tối ưu chi phí vận hành, Công ty CP Giải pháp Siêu Việt chia sẻ kinh nghiệm tận dụng thời điểm dịch để tối ưu chi phí truyền thông, marketing. Chính nhờ việc tận dụng chiến dịch truyền thông, marketing hoạt động với chi phí giá rẻ hơn so với bình thường, mà doanh thu của công ty đảm bảo tốt, dù hoạt động ngay trong tâm dịch.

Nhiều doanh nghiệp thực hiện chính sách nhân văn đối với nhân viên trong mùa dịch.

Cuối cùng, không bỏ quên trong thông điệp 5K tức là phải đảm bảo doanh nghiệp không bỏ sót một ai kể cả nhân viên và khách hàng. Theo đó, HTC Sài Gòn tập trung vào việc tổ chức các hoạt động nội bộ như tặng các phiếu quà tặng cho nhân viên, tổ chức sinh nhật hàng tháng, chia sẻ các kỹ năng cần thiết trong mùa dịch,… Toàn bộ đều được truyền thông trên mạng lưới nội bộ của công ty và hoàn toàn được bảo mật. Còn Công ty TNHH thương mại TKA tập trung mặt đối ngoại khi thực hiện triển khai chương trình tri ân đến khách hàng đã tin dùng sản phẩm của TKA.

Trải qua các đợt dịch, các doanh nghiệp đã chịu nhiều tổn thất nặng nề. Nhưng cũng trong những ngày tháng tăm tối ấy, các câu chuyện đầy cảm hứng từ chiến dịch “Doanh nghiệp 5K – Mạnh mẽ vượt qua đại dịch” chính là điểm sáng, giúp chúng ta tin hơn vào một ngày mai phục hồi mạnh mẽ của nền kinh tế.

(Nguồn: CafeF)