Chìa khóa lựa chọn công cụ AI cho doanh nghiệp: Mô hình 3 giai đoạn và Checklist tự đánh giá

Trong bối cảnh AI đang định hình lại mọi ngành công nghiệp, việc lựa chọn đúng công cụ AI cho doanh nghiệp không còn là một lựa chọn, mà là yếu tố sống còn để bứt phá. Tuy nhiên, đứng trước hàng ngàn lựa chọn, đâu là bước đi đầu tiên khôn ngoan nhất? Với kinh nghiệm đồng hành cùng hàng ngàn học viên và đối tác doanh nghiệp, VTC Academy sẽ cung cấp một lăng kính chiến lược, giúp các nhà lãnh đạo định vị và xây dựng lộ trình ứng dụng AI một cách hiệu quả, bền vững.

1. Lăng kính chiến lược: Mô hình 3 giai đoạn trưởng thành về năng lực AI

Phần lớn các quyết định sai lầm về công nghệ đều đến từ việc chạy theo xu hướng thay vì xuất phát từ nhu cầu nội tại của doanh nghiệp. Khi một nhà lãnh đạo hỏi “Tôi nên dùng ChatGPT hay một chatbot chuyên nghiệp?”, họ có thể đang bỏ qua câu hỏi quan trọng hơn: “Mức độ sẵn sàng về quy trình và dữ liệu của chúng ta đang ở đâu?”.

Để giải quyết sự bối rối này, chúng tôi đề xuất một “Mô hình 3 giai đoạn trưởng thành về năng lực AI”. Đây không phải là một danh sách công cụ, mà là một tấm bản đồ giúp doanh nghiệp tự định vị và xác định bước đi tiếp theo một cách hợp lý nhất.

Sai lầm lớn nhất của doanh nghiệp khi tiếp cận AI không phải là chọn sai công cụ, mà là hỏi sai câu hỏi. Câu hỏi đúng không phải là “Công cụ nào đang ‘hot’ nhất?”, mà là “Vấn đề cấp bách nhất cần giải quyết của chúng ta là gì và chúng ta đang ở đâu trên bản đồ năng lực số?”.

1.1. Giai đoạn 1: Nâng cao hiệu suất cá nhân & nhóm nhỏ

Giai đoạn này tập trung đưa AI vào các tác vụ hàng ngày để tiết kiệm thời gian và tăng năng suất cho từng cá nhân một cách nhanh chóng. Đây là bước đi đầu tiên, nơi AI đóng vai trò như một “trợ lý cá nhân thông minh” cho mỗi nhân viên.

• Mục tiêu cốt lõi: Nhanh chóng tích hợp AI vào công việc hàng ngày để tăng hiệu suất cá nhân, tiết kiệm thời gian và xây dựng văn hóa làm quen với AI trong tổ chức.
• Đối tượng phù hợp: Mọi loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) muốn bắt đầu với chi phí thấp và rủi ro tối thiểu.
• Nhóm công cụ trọng tâm: Giai đoạn này tập trung vào các công cụ AI tạo sinh (Generative AI), trợ lý ảo và các phần mềm tự động hóa cá nhân có thể áp dụng ngay mà không cần tích hợp hệ thống phức tạp.
• Công cụ tiêu biểu: Các ví dụ điển hình bao gồm trợ lý văn bản như ChatGPT, Gemini, Microsoft Copilot; trợ lý tổ chức công việc như Notion AI; và công cụ thiết kế nhanh như Canva AI.
• Chi phí và ROI: Chi phí ở giai đoạn này rất thấp, với nhiều công cụ có phiên bản miễn phí hoặc gói trả phí chỉ dưới 20 USD/người/tháng. Lợi tức đầu tư (ROI) thể hiện gần như ngay lập tức thông qua số giờ làm việc được tiết kiệm.
• Thách thức và Lưu ý: Thách thức lớn nhất là quản trị việc sử dụng. Doanh nghiệp cần nhanh chóng ban hành các quy định rõ ràng về bảo mật thông tin để tránh rò rỉ dữ liệu nhạy cảm của công ty.

1.2. Giai đoạn 2: Tự động hóa quy trình phòng ban

Mục tiêu của giai đoạn này là tích hợp các công cụ AI chuyên biệt vào quy trình vận hành của từng phòng ban để tạo ra tác động ở quy mô lớn hơn và có hệ thống.

• Mục tiêu cốt lõi: Tối ưu hóa hiệu suất của các phòng ban cụ thể bằng cách tự động hóa các quy trình lặp lại, từ đó cải thiện các chỉ số kinh doanh quan trọng.
• Đối tượng phù hợp: Các doanh nghiệp đã có quy trình vận hành tương đối chuẩn hóa và muốn giải quyết các “điểm nghẽn” trong hoạt động của phòng Marketing, Chăm sóc khách hàng, hoặc Nhân sự.
• Nhóm công cụ trọng tâm: Các nền tảng AI chuyên dụng như Chatbot, CRM thông minh, hệ thống Marketing tự động, phần mềm sàng lọc CV, và các giải pháp kế toán tự động.
• Công cụ tiêu biểu: Các nền tảng như FPT.AI Chat, BotBanHang.ai giúp tự động hóa dịch vụ khách hàng; hệ thống CRM như MISA AMIS, Harafunnel sử dụng AI để tối ưu hóa bán hàng.
• Chi phí và ROI: Chi phí ở mức trung bình, đòi hỏi một khoản đầu tư cho việc mua phần mềm và tích hợp. ROI được đo lường thông qua các chỉ số hiệu suất (KPIs) của phòng ban như tỷ lệ chuyển đổi, mức độ hài lòng của khách hàng, hay thời gian tuyển dụng.
• Thách thức và Lưu ý: Việc triển khai ở giai đoạn này không chỉ là vấn đề công nghệ mà còn là sự thay đổi trong quy trình làm việc. Doanh nghiệp cần đầu tư vào việc đào tạo đội ngũ và sẵn sàng điều chỉnh lại cách vận hành.

1.3. Giai đoạn 3: Xây dựng trí tuệ hệ thống

Đây là giai đoạn cao nhất, nơi AI không còn là công cụ riêng lẻ mà trở thành “bộ não” của doanh nghiệp, giúp tạo ra các insight chiến lược và xây dựng lợi thế cạnh tranh bền vững.

• Mục tiêu cốt lõi: Sử dụng AI để phân tích dữ liệu toàn diện, tạo ra các hiểu biết sâu sắc (insights) mang tính chiến lược, từ đó dẫn dắt các quyết định kinh doanh đột phá.
• Đối tượng phù hợp: Các doanh nghiệp lớn, các công ty công nghệ hoặc bất kỳ tổ chức nào có nền tảng dữ liệu vững chắc và định hướng phát triển dựa trên dữ liệu (data-driven).
• Nhóm công cụ trọng tâm: Các nền tảng phân tích dữ liệu lớn (Big Data Analytics), AI tích hợp sâu vào hệ thống ERP (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp), các công cụ Business Intelligence (BI) thông minh và các giải pháp AI được phát triển riêng (customized).
• Công cụ tiêu biểu: Các nền tảng như Microsoft Power BI, Google Cloud AI Platform giúp trực quan hóa dữ liệu và đưa ra dự báo; các hệ thống AI tùy chỉnh để tối ưu hóa chuỗi cung ứng hoặc quản trị rủi ro.
• Chi phí và ROI: Chi phí ở giai đoạn này cao, là một khoản đầu tư chiến lược dài hạn. ROI thể hiện qua sự tăng trưởng doanh thu, khả năng mở rộng thị trường và các quyết định kinh doanh chính xác hơn.
• Thách thức và Lưu ý: Giai đoạn này đòi hỏi năng lực chuyên môn cao về khoa học dữ liệu, một hạ tầng công nghệ mạnh mẽ và sự cam kết tuyệt đối từ ban lãnh đạo.

Lăng kính chiến lược: Mô hình 3 giai đoạn trưởng thành về năng lực AI

2. Checklist: Doanh nghiệp của bạn đang ở giai đoạn trưởng thành nào?

Để giúp bạn nhanh chóng định vị, hãy trả lời các câu hỏi dưới đây. Mỗi câu trả lời sẽ tương ứng với số điểm nhất định, từ đó xác định giai đoạn phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Kết quả: Nếu đa số câu trả lời của bạn nằm ở cột nào, đó chính là giai đoạn mà doanh nghiệp của bạn nên tập trung nguồn lực để triển khai AI.

3. Bắt đầu hành trình AI của bạn: 3 bước chuẩn bị cốt lõi

Dù ở giai đoạn nào, việc chuẩn bị một nền tảng vững chắc là yếu tố quyết định thành công cho hành trình ứng dụng AI của bạn. Đây không phải là những gợi ý chung chung, mà là ba trụ cột bắt buộc phải xây dựng.

3.1. Về tư duy: Xây dựng văn hóa AI làm trọng tâm

Đây là bước quan trọng nhất. Mọi công nghệ đắt tiền đều sẽ thất bại nếu vấp phải sự kháng cự từ văn hóa tổ chức. Xây dựng văn hóa “AI-First” không có nghĩa là ưu tiên máy móc hơn con người. Ngược lại, nó có nghĩa là chủ động tìm kiếm cơ hội để AI hỗ trợ con người, giải phóng họ khỏi những công việc tốn thời gian để tập trung vào sáng tạo và chiến lược. Lãnh đạo cần đi đầu, truyền thông một cách minh bạch và nhất quán rằng AI là một người trợ thủ đắc lực, một công cụ để nâng cao năng lực, chứ không phải là một mối đe dọa thay thế.

3.2. Về dữ liệu: Coi dữ liệu là một tài sản chiến lược

Dữ liệu là “nhiên liệu” cho AI. Một mô hình AI dù thông minh đến đâu cũng sẽ vô dụng nếu không có dữ liệu chất lượng. Nhiều doanh nghiệp thường bị tê liệt bởi suy nghĩ “dữ liệu của chúng tôi quá lộn xộn”. Tuy nhiên, bạn không cần một hệ thống dữ liệu hoàn hảo để bắt đầu.

Hãy bắt đầu hành trình dữ liệu ngay hôm nay bằng cách lựa chọn một quy trình kinh doanh quan trọng nhất (ví dụ: quản lý thông tin khách hàng) và tập trung vào việc thu thập, số hóa và chuẩn hóa chỉ riêng nguồn dữ liệu đó. Việc biến dữ liệu từ một sản phẩm phụ của hoạt động kinh doanh thành một tài sản chiến lược được quản lý có chủ đích là nền tảng cho mọi thành công về AI trong tương lai.

3.3. Về con người: Đầu tư vào nâng cao năng lực

Công cụ AI tự nó không tạo ra giá trị, chính con người sử dụng công cụ đó mới tạo ra giá trị. Do đó, đầu tư vào con người là khoản đầu tư có ROI cao nhất. Tương lai của công việc không phải là cuộc cạnh tranh giữa người và AI, mà là sự hợp tác.

Doanh nghiệp cần xây dựng các chương trình đào tạo để nâng cao năng lực cho đội ngũ, giúp họ chuyển đổi từ vai trò “người thực thi” sang “người giám sát, phân tích và ra quyết định” dựa trên kết quả do AI cung cấp. Việc trang bị cho nhân viên những kỹ năng làm việc cùng AI không chỉ tối ưu hóa hiệu quả triển khai mà còn là cách giữ chân nhân tài tốt nhất trong kỷ nguyên số.

Bắt đầu hành trình AI của bạn: 3 bước chuẩn bị cốt lõi

4. Câu hỏi thường gặp

4.1. Vấn đề bảo mật dữ liệu doanh nghiệp khi sử dụng các công cụ AI bên thứ ba cần được hiểu đúng như thế nào?

Các công cụ AI công cộng thường sử dụng dữ liệu bạn nhập vào để huấn luyện mô hình của họ. Do đó, tuyệt đối không đưa thông tin nhạy cảm, bí mật kinh doanh hoặc dữ liệu cá nhân của khách hàng lên các phiên bản miễn phí. Hãy ưu tiên sử dụng các phiên bản doanh nghiệp (Enterprise) có chính sách bảo mật rõ ràng hoặc các công cụ AI được thiết kế riêng cho môi trường kinh doanh.

4.2. Liệu AI có thực sự thay thế hoàn toàn vai trò của con người trong doanh nghiệp không?

Không. AI sẽ thay thế các tác vụ lặp đi lặp lại, chứ không thay thế con người. AI rất mạnh trong việc xử lý dữ liệu và tự động hóa, nhưng các kỹ năng như tư duy phản biện, sáng tạo, trí tuệ cảm xúc và hoạch định chiến lược vẫn là thế mạnh không thể thay thế của con người. Tương lai là sự hợp tác, nơi AI trở thành công cụ đắc lực để con người làm việc hiệu quả và sáng tạo hơn.

4.3. Các công cụ AI “Made in Vietnam” có phải là một lựa chọn tốt cho doanh nghiệp SME không?

Chắc chắn là có. Các công cụ AI “Made in Vietnam” như FPT.AI, MISA AMIS thường có ba lợi thế lớn: (1) Hiểu sâu về ngôn ngữ và ngữ cảnh văn hóa Việt Nam, (2) Chi phí cạnh tranh hơn so với các giải pháp quốc tế, và (3) Đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật gần gũi, dễ dàng trao đổi. Đối với nhiều doanh nghiệp SME, đây là một lựa chọn khởi đầu rất hiệu quả và phù hợp.

5. Kết luận: Từ công cụ đến năng lực cạnh tranh

Việc ứng dụng AI không phải là một cuộc chạy đua vũ trang công nghệ, mà là một hành trình chiến lược bắt đầu từ sự thấu hiểu chính mình. “Mô hình 3 giai đoạn trưởng thành” cung cấp một lăng kính giúp các nhà lãnh đạo đưa ra quyết định đầu tư khôn ngoan, tránh lãng phí và xây dựng nền tảng vững chắc cho tương lai.

Bằng cách tiếp cận từng bước, từ nâng cao hiệu suất cá nhân đến tự động hóa phòng ban và cuối cùng là xây dựng trí tuệ hệ thống, doanh nghiệp của bạn sẽ biến AI từ một công cụ đơn thuần thành một năng lực cạnh tranh cốt lõi.

Tại VTC Academy, chúng tôi tin rằng công nghệ chỉ là phương tiện, còn con người mới là động lực cốt lõi của sự chuyển đổi. Một chiến lược AI thành công phải đặt việc đào tạo và nâng cao năng lực của đội ngũ làm trọng tâm. Đó là cách duy nhất để biến tiềm năng của công nghệ thành lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp của bạn.