Có bao giờ bạn thắc mắc, làm thế nào một món đồ đặt online lại có thể vượt hàng trăm cây số để đến tay bạn chỉ trong 24 giờ? Hay làm sao để các kệ hàng siêu thị luôn đầy ắp, bất kể nhu cầu thị trường biến động ra sao? Chào mừng bạn đến với thế giới phía sau hậu trường, nơi những “người giữ nhịp” của ngành Supply Chain (chuỗi cung ứng) làm việc không ngừng nghỉ.
Công việc này không phải là một chuỗi nhiệm vụ lặp lại. Mỗi ngày là một chiến dịch mới, một bàn cờ chiến lược mà ở đó, người làm Supply Chain phải đảm bảo mọi quân cờ, từ nguyên liệu, nhà máy, kho bãi đến đội xe vận tải, đều di chuyển một cách nhịp nhàng. Hãy cùng khám phá một ngày làm việc điển hình, nơi sự bình yên chỉ là vẻ bề ngoài.
1. Buổi sáng: Nắm bắt toàn cảnh “Bàn Cờ”
Ngày làm việc bắt đầu bằng việc rà soát hệ thống quản lý để có được cái nhìn toàn cảnh. Đây không phải là việc kiểm tra từng khâu riêng lẻ, mà là kết nối tất cả các điểm dữ liệu để thấy được bức tranh lớn: đơn hàng nào đang chờ xử lý, tình hình tồn kho thực tế ra sao, tiến độ sản xuất có đúng kế hoạch không, và lịch trình vận chuyển có nguy cơ nào tiềm ẩn không. Bất kỳ điểm nghẽn nào, dù là nhỏ nhất, cũng cần được ghi nhận ngay để lên phương án xử lý kịp thời, đảm bảo một khởi đầu chủ động cho ngày mới.
2. Giữa buổi: Kết nối các mắt xích và điều chỉnh kế hoạch
Đây là thời điểm mà vai trò “chất keo” kết dính của nhân viên Supply Chain thể hiện rõ nhất. Phần lớn thời gian được dành để làm việc với các bộ phận liên quan: mua hàng, sản xuất, kho bãi, vận tải, và cả kinh doanh. Nếu nguyên liệu về chậm, kế hoạch sản xuất phải được điều chỉnh và thông tin này cần được báo ngay cho bộ phận bán hàng để họ cập nhật với khách. Nếu sản xuất xong sớm hơn dự kiến, cần đảm bảo kho và đội vận tải đã sẵn sàng tiếp nhận. Đây chính là giai đoạn “cân chỉnh những bánh răng”, đảm bảo cả hệ thống khổng lồ có thể vận hành trơn tru và đồng bộ.
3. Buổi trưa: Phân tích dữ liệu để tối ưu và hoạch định
Sau khi xử lý các vấn đề trước mắt, buổi trưa là khoảng thời gian để lùi lại một bước và tập trung vào chiến lược. Đây là lúc xử lý các con số: phân tích chi phí vận chuyển, hiệu suất nhà cung cấp, tốc độ luân chuyển hàng tồn kho và dự báo nhu cầu thị trường. Những dữ liệu này là nền tảng để lên kế hoạch cho những ngày và tuần tiếp theo. Đây là phần công việc mang tính dự báo và hoạch định, giúp chuỗi cung ứng không chỉ chạy tốt trong hôm nay mà còn sẵn sàng và hiệu quả hơn cho ngày mai.
4. Buổi chiều: Nghệ thuật “Chữa Cháy” liên phòng ban
Buổi chiều thường là “giờ cao điểm” của những vấn đề phát sinh bất ngờ. Một đơn hàng lớn hơn dự kiến đột ngột xuất hiện, một khách hàng quan trọng yêu cầu đổi lịch giao, hoặc một nhà cung cấp báo tin thiếu hụt nguyên liệu. Lúc này, người làm Supply Chain phải vận dụng mọi kỹ năng để tìm ra giải pháp dung hòa: điều chỉnh lại việc phân bổ hàng hóa, đàm phán với các bên liên quan, hoặc tìm kiếm một tuyến vận chuyển thay thế. Tất cả phải được cân đối sao cho vừa đáp ứng yêu cầu của khách hàng, vừa giữ chi phí ở mức hợp lý nhất.
5. Cuối ngày: Khóa chốt dữ liệu và chuẩn bị cho ngày mới
Trước khi kết thúc một ngày làm việc, mọi thứ phải được “khóa chốt”. Hệ thống cần được cập nhật với những dữ liệu chính xác nhất: lượng hàng đã sản xuất, số lượng tồn kho thực tế, các đơn hàng đã giao và đang chờ giao. Sự chính xác tuyệt đối lúc này là tối quan trọng, vì nó là nền tảng cho kế hoạch của ngày hôm sau. Từ đó, một kế hoạch sơ bộ được lập ra, đồng thời các thông tin quan trọng được gửi đến những bộ phận liên quan để mọi người cùng nắm bắt và chuẩn bị cho một ngày làm việc hiệu quả tiếp theo.
