Những kỹ năng mềm trong cách mạng công nghiệp 4.0

Nếu bạn đang đi làm hoặc chuẩn bị đi làm thì khả năng là thỉnh thoảng bạn sẽ xem bảng mô tả công việc (Job Description – JD) mà công ty tuyển dụng đăng. Bạn cũng sẽ thầm kiểm tra xem các năng lực (Competence) của mình có phù hợp với vị trí đó hay không? Hoặc xem xét, đánh giá vị trí và mức độ lương thưởng của công ty đang tuyển dụng để phấn đấu, thương lượng về mức lương thưởng hay chuyển việc trong thời gian sắp tới.

Những kỹ năng thường xuyên bị đánh giá thấp này có thể biến bạn trở thành một thành viên xuất sắc của một nhóm tài năng (A Dream Team), một nhà lãnh đạo tự tin và khoan dung hoặc một chuyên gia chuyên nghiệp và đáng tin cậy. Có thể bạn trong năm tới sẽ tiếp tục học hoặc tham gia một khóa học để làm giàu kho tàng kiến thức của mình, liên tục cải tiến phong cách giao tiếp, hiệu năng làm việc và ngôn ngữ cơ thể, những điều cần thiết để thành công trong kỷ nguyên thay đổi đột phá và nhiều bất trắc này.

Chuyên gia tư vấn nghề nghiệp, tiến sĩ Amy Cooper Hakim giải thích: “Một nhân viên có thể được dạy cách sử dụng một chương trình máy tính nào đó nhanh hơn nhiều so với việc được dạy cách thiết lập mối quan hệ tin tưởng với đồng nghiệp hoặc khách hàng. Người tuyển dụng tìm kiếm những người có kỹ năng mềm xuất sắc có thể hướng dẫn những người khác, thu hút khách hàng và chia sẻ cũng như quảng bá ý tưởng trong nhóm của mình.”

Trong một xã hội bị xói mòn niềm tin với những cung cách làm việc bất thường thì việc thiết lập được sự tin tưởng nơi người tuyển dụng, lãnh đạo, đồng nghiệp hay khách hàng của mình là bước chủ yếu để có thể thành công với tư cách một người đi làm.

Tôi đã quan sát nhiều người, nhiều bạn có rất ít kinh nghiệm hợp tác với người khác, không hề có thái độ đúng đắn khi làm việc nhóm hay tỏ ra kiêu ngạo về năng lực của bản thân, kết quả học tập ở trường và có thái độ coi thường lãnh đạo lẫn đồng nghiệp. Nhiều bạn làm việc chưa đầy vài tháng xin nghỉ hoặc không chịu được áp lực công việc mà thực ra là xử lý không tốt mối quan hệ giữa người làm việc chung, với khách hàng. Như vậy, kỹ năng quan hệ giữa người và người là đặc biệt quan trọng với những người đi làm.

Thế hệ chúng tôi đi làm cách đây 20, 30 năm thì việc đầu tiên là đi pha trà, quét phòng và học cách rót nước mời cấp trên và đồng nghiệp lớn tuổi hơn. Có thể các bạn trẻ nghĩ là thiếu bình đẳng và không cần thiết. Tuy nhiên, đó là những vấn đề căn bản để có được một quan hệ tốt đẹp và xử lý những công việc nhỏ với một tâm thế thận trọng. Một lãnh đạo doanh nghiệp chia sẻ về phong cách những nhân viên trẻ tuổi khi tham dự một cuộc họp với các lãnh đạo cao cấp của khách hàng rằng những nhân viên của anh không biết cách điều chỉnh ánh sáng khi trình chiếu, không biết cách rót trà cho khách khi nước đã hết, không chuẩn bị để mọi người nắm rõ địa điểm họp, không biết cách gọi xe cho sếp đến và rời khỏi cuộc họp hoặc chủ động tìm hiểu nơi họp, điều chỉnh máy móc, thử máy và phần trình bày, bố trí và tìm ghế khi không đủ, thu dọn bàn ghế sau khi họp,…

Nhiều bạn trẻ đã nhầm lẫn sự bình đẳng và tác phong chuyên nghiệp. Ở môi trường tự do, dân chủ như phương Tây và Mỹ, chuyên gia tư vấn nghề nghiệp, điều hành, doanh nhân Stacey Hanke nói rằng những hành vi tưởng như nhỏ này là hành động duy nhất tạo ra thỏa thuận quan trọng giữa hai người, giữa những người mà mình giao tiếp, trong kinh doanh hoặc trong cuộc sống: sự tin tưởng, lòng chân thành và thái độ quan tâm đến người đối diện. Đặc biệt, nếu bạn đang trình bày dự án lớn, đang cố gắng chộp lấy một “deal” lớn cho công ty của bạn thì thái độ và hành vi là một yếu tố quan trọng bên cạnh nội dung mà chúng ta trình bày. Nhưng thường thì chúng ta lại thất bại vì những tiểu tiết.

Xây dựng được lòng tin chiến lược là mấu chốt, Stacey Hanke đã nói:

“Nếu bạn không thể kết nối và tương tác với thính giả, bạn sẽ làm xói mòn niềm tin với người nghe. Nếu người nghe không tin tưởng bạn, bạn sẽ không thể ảnh hưởng đến họ.”

1. Điều chỉnh giọng nói của mình

Chắc chắn là chúng ta sẽ rất khó sửa giọng của mình. Tuy nhiên, cần ý thức giọng nói của mình với người nghe. Người miền Bắc có tốc độ phát âm khá nhanh. Khi trình bày với người miền Nam mà cứ liến thoắng thì sẽ khiến người đối diện khó chịu và không thể theo dõi được. Ngược lại, bạn trình bày với ông sếp người Bắc mà cứ rề rà sẽ khiến ông ấy sốt ruột.

Tránh dùng từ có thể gây tranh cãi hoặc đụng chạm đến quan điểm chính trị, quan điểm sống của đối phương. Nếu bạn biết cách pha trò thì đó là một lợi thế và khiến bạn có thiện cảm hơn nhưng nếu bạn không có khả năng ấy thì hãy thận trọng vì có thể khiến mình trở nên lố bịch và gây ra không khí không thoải mái.

2. Thái độ tích cực

Bạn nên thiết lập được một bầu không khí thoải mái, nhưng nghiêm túc. Tất nhiên bạn không cần thiết phải cười thường trực cả ngày hay thái độ “fake it to make it” – giả đến độ trở thành bản năng của mình – nhưng cần tôn trọng những trọng ý kiến khác biệt với mình. Phản đối ý kiến người khác với thế độ hòa nhã và nếu không thể đồng ý có thể nói mình tôn trọng đối phương trong khi giữ được quan điểm của mình. Bạn cần phái khoan hòa nhưng vẫn giữ vững tư thế độc lập, “hòa nhi bất đồng”.

3. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Là một kỹ năng ở giữa cứng và mềm, khả năng giải quyết vấn đề là chìa khóa cho tiến bộ nghề nghiệp và thăng tiến nghề nghiệp. Đây là giá trị thực sự bạn đóng góp cho doanh nghiệp của mình và mang lại lợi ích cho khách hàng. Bạn càng chứng minh được cách giải quyết của mình mang lại nhiều giải pháp cho công ty, bạn càng được tin tưởng và có giá trị quyết định vụ của chúng ta có thể không phải đóng vai trò khi bạn ở nơi làm việc. Đừng mang đến sếp những vấn đề mà hãy chuẩn bị cho mình những phương án giải quyết. Nhiệm nhưng ít nhất phải thực hiện được vai trò gợi ý và trình bày những giải pháp để lãnh đạo hay khách hàng lựa chọn.

Xem thêm bài viết: Sự im lặng có đang giết chết công ty bạn?

Nên cung cấp cho lãnh đạo và khách hàng hơn một giải pháp vì không ai muốn mình không hề có sự lựa chọn nào khác và buộc phải nuốt những thứ người khác đem đến. Tuy nhiên, cũng không nên đưa quá nhiều giải pháp dẫn đến cái gọi là “Nghịch lý của sự lựa chọn” (The Paradox of Choice). Trong cuốn sách cùng tên, tác giả Barry Schwartz đã viết “Ở một góc độ nào đó, nếu người tiêu dùng chẳng có sự chọn lựa nào, cuộc sống của họ sẽ trở nên quá tẻ nhạt. Khi có nhiều chọn lựa hơn, như một thực tế thường diễn ra trong văn hóa tiêu dùng, khách hàng sẽ trở nên độc lập hơn, có nhiều khả năng kiểm soát và cảm thấy mình có nhiều quyền lực hơn. Nhưng khi sự lựa chọn tăng lên, những mặt tiêu cực cũng bắt đầu phát sinh và có thể làm cho người tiêu dùng cảm thấy quá tải. Khi đó, nhiều chọn lựa không tạo ra cho người tiêu dùng sự tự do hơn mà chỉ đem đến cho họ nhiều lo lắng hơn.”

Kết

Bạn không cần phải trở lại trường học để tăng gấp đôi kỹ năng mềm này, nhưng bạn có thể trở lại thời thơ ấu của bạn bằng cách chơi những trò chơi trí tuệ. Có những cách thú vị để cải thiện các kỹ năng nhận thức của bạn, như chơi các trò chơi “brainstorming” hay các cuộc thảo luận với những đồng nghiệp, sếp hay bạn bè.

(Nguồn: Hướng Nghiệp 4.0 – Ths. Vũ Tuấn Anh – Ths. Đào Trung Thành)