Trong hệ thống phức tạp của chuỗi cung ứng, có những vai trò không trực tiếp tạo ra sản phẩm nhưng lại quyết định sự sống còn của toàn bộ dòng chảy. Điều phối viên logistics (Logistics Coordinator) là một trong những vị trí như vậy. Từ góc nhìn của người ngoài, công việc này có thể trông giống như một chuỗi các tác vụ hành chính: gọi điện, gửi email, cập nhật bảng tính. Nhưng với con mắt của một người đã nhiều năm trong ngành, tôi thấy họ là những người giữ nhịp, là trung tâm thần kinh xử lý thông tin, và đôi khi, là những người “chữa cháy” thầm lặng để đảm bảo mọi thứ vận hành một cách chính xác.
Một ngày làm việc của họ không diễn ra theo quy trình tuần tự đơn giản, mà là sự kết hợp liên tục giữa chuẩn bị kỹ lưỡng, phản ứng nhanh với tình huống bất ngờ và không ngừng tìm cách tối ưu từng khâu vận hành.
1. Buổi Sáng: Đối Chiếu Kế Hoạch Với Thực Tế
Ngày làm việc của một điều phối viên không bắt đầu bằng một cuộc điện thoại gấp gáp, mà bằng sự tĩnh lặng trước bảng điều khiển. Giai đoạn đầu ngày là thời gian để rà soát và đối chiếu.
- Rà soát hệ thống: Việc đầu tiên là đăng nhập vào các hệ thống quản lý vận tải (TMS) và quản lý kho (WMS). Đây là lúc để xem lại toàn bộ kế hoạch vận chuyển trong ngày: bao nhiêu đơn hàng cần được lấy, bao nhiêu chuyến xe cần được xếp, và lịch trình dự kiến của từng phương tiện.
- Phân tích dữ liệu tồn đọng: Họ sẽ kiểm tra các báo cáo từ cuối ngày hôm trước và những cập nhật diễn ra trong đêm. Có chuyến xe nào bị trễ không? Có đơn hàng nào phát sinh vấn đề cần xử lý ưu tiên không? Giai đoạn này đòi hỏi khả năng phân tích để xác định các yếu tố rủi ro tiềm ẩn trước khi chúng thực sự xảy ra.
- Xác nhận và phân công: Dựa trên kế hoạch đã được xác minh, họ bắt đầu chuỗi giao tiếp đầu tiên trong ngày: xác nhận lại lịch trình với đội xe, gửi kế hoạch xếp dỡ cho bộ phận kho, và thông báo cho các bên liên quan (kinh doanh, chăm sóc khách hàng) về tình trạng các đơn hàng quan trọng.
Giai đoạn buổi sáng là nền tảng của sự kiểm soát. Một sự chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ quyết định ngày làm việc hôm đó sẽ diễn ra trong trật tự hay trong hỗn loạn.
2. Giữa Ngày: Giai Đoạn Của Sự Ứng Biến Và Giải Quyết Vấn Đề
Đây là lúc guồng quay hoạt động ở tốc độ cao nhất, và cũng là lúc năng lực thực sự của một điều phối viên được thể hiện. Công việc của họ lúc này không còn là tuân theo kế hoạch, mà là đảm bảo kế hoạch không bị phá vỡ bởi thực tế.
Họ trở thành một trung tâm xử lý thông tin đa luồng:
- Luồng thông tin từ tài xế: “Xe đang kẹt cứng trên cao tốc, dự kiến trễ 2 tiếng”, “Địa chỉ của khách hàng khó tìm”, “Xe gặp sự cố kỹ thuật”. Mỗi cuộc gọi này là một vấn đề cần được giải quyết ngay lập tức.
- Luồng thông tin từ kho bãi: “Hàng chưa sẵn sàng để xếp”, “Thiếu một mã hàng trong đơn”, “Container đã đầy, cần chờ chuyến sau”.
- Luồng thông tin từ khách hàng và kinh doanh: “Khách muốn đổi lịch giao gấp”, “Khách báo không có nhà để nhận hàng”, “Cần ưu tiên đơn hàng X vì là đối tác quan trọng”.
Trong vai trò này, điều phối viên không chỉ đơn thuần là người truyền tin. Họ phải là một bác sĩ cấp cứu: nhanh chóng chẩn đoán vấn đề, đánh giá mức độ ảnh hưởng của nó đến toàn bộ chuỗi (một chuyến xe trễ có thể ảnh hưởng đến lịch trình của 5 điểm giao hàng tiếp theo), và đưa ra phương án xử lý tối ưu nhất. Có nên điều một xe khác thay thế? Có cần thông báo cho khách hàng và sắp xếp lại thứ tự giao hàng? Quyết định phải được đưa ra trong vài phút. Đây là giai đoạn kiểm tra sự bình tĩnh, kỹ năng đàm phán và khả năng tư duy logic dưới áp lực cao.
3. Cuối Ngày: Phân Tích, Báo Cáo Và Chuẩn Bị Cho Ngày Mai
Khi những chuyến xe cuối cùng hoàn thành lộ trình, công việc của điều phối viên vẫn chưa kết thúc. Giai đoạn cuối ngày là thời gian cho việc phân tích và phòng ngừa.
- Cập nhật hệ thống và hoàn tất chứng từ: Toàn bộ trạng thái các đơn hàng (đã giao thành công, giao thất bại, có phát sinh) phải được cập nhật chính xác lên hệ thống. Các chứng từ giao nhận, biên bản sự cố cần được thu thập và lưu trữ. Sự chính xác ở khâu này là tối quan trọng, bởi nó là dữ liệu đầu vào cho bộ phận kế toán, chăm sóc khách hàng và quản lý cấp cao.
- Phân tích hiệu suất: Một điều phối viên giỏi sẽ nhìn lại dữ liệu trong ngày. Tỷ lệ giao hàng đúng giờ là bao nhiêu? Có tuyến đường nào thường xuyên xảy ra sự cố kẹt xe không? Có tài xế nào cần được đào tạo thêm về quy trình không? Việc xác định các “điểm nóng” lặp đi lặp lại giúp đề xuất những cải tiến để giảm thiểu vấn đề cho những ngày tiếp theo.
- Lên kế hoạch sơ bộ cho ngày mai: Dựa trên các đơn hàng mới nhận, họ bắt đầu phác thảo kế hoạch cho ngày hôm sau, đảm bảo một sự chuyển giao công việc liền mạch.
Công việc của một nhân viên điều phối logistics không phải là một vai trò hành chính thụ động. Họ là những người vận hành chiến thuật, là mắt xích kết nối giữa kế hoạch trên giấy và thực tế vận hành đầy biến số. Họ cần tư duy hệ thống để thấy bức tranh lớn, sự bình tĩnh để xử lý khủng hoảng, kỹ năng giao tiếp đa phương để làm việc với nhiều đối tượng khác nhau, và trên hết, là một tinh thần trách nhiệm cao độ. Bởi một quyết định sai lầm của họ có thể gây ra hiệu ứng domino, ảnh hưởng đến chi phí, hiệu suất và uy tín của cả một doanh nghiệp. Họ chính là những người giữ nhịp thầm lặng, đảm bảo dòng chảy hàng hóa không bao giờ ngừng.
